Temas Gerenciales No.72

Cuando usted debe comunicarse con sus audiencias y entregarles un mensaje, es vital que usted haga una planeación del mensaje para lograr mayor efectividad. Queremos compartir con usted una guía resumida de los puntos más importantes para tener en cuenta, teniendo como base los estudios de Bovée y Thill.
Definir el propósito
Propósito general
•	Busca informarles?
•	Busca persuadirlos?
•	Busca colaborar con ellos?

Verificación del propósito
•	Es el propósito realista?
•	Es el momento correcto para entregar el mensaje?
•	Quien va a comunicar el mensaje es la persona apropiada?
•	Es aceptable el propósito para la organización?

Analizar la audiencia
Perfil de la audiencia
•	Quién es su audiencia?
•	Cuál es el tamaño de su audiencia?
•	Quiénes son más importantes para su propósito?
•	Cuál es el conocimiento que tiene la audiencia del tema?
•	Cuáles son las edades, géneros y nivel educativo de su audiencia?
•	Cuáles son los intereses de su audiencia?
•	Es su audiencia amistosa u hostil?

•	Cuáles preguntas de la audiencia se pueden anticipar?
•	Qué tipo de información necesita su audiencia?
•	Cómo puede usted modificar su mensaje para que haya conexión efectiva con su audiencia?
•	Cuáles son las expectativas de su audiencia?
•	Cómo establecer una buena relación con la audiencia?
•	Cómo construir el mensaje para centrarlo en la audiencia como protagonista?
•	Cómo enfatizar lo positivo?
•	Cómo establecer credibilidad?
•	Cómo entregar cortesmente los mensajes?
•	Cómo evitar lenguaje con sesgos de género, raza, etnicidad, edad y otros?

Seleccionar canal y medio
Condiciones
•	Cuál es la formalidad requerida?
•	Cuál es la longitud del mensaje?
•	Cuál es la urgencia del mensaje?
•	Cuál es la confidencialidad?
•	Cuál es el nivel de complejidad del mensaje?
•	Qué restricciones de costo existen?
•	Hay necesidad de dar un feedback posterior?
•	Es necesario mantener un registro del mensaje?

Selección
•	Qué canal es el más apropiado, oral o escrito?
•	El medio oral es apropiado (cara a cara, teléfono, teleconferencia correo de voz, cinta de audio/video, videoconferencia)?
•	El medio escrito es apropiado (cartas, memorandos, reportes, propuestas, correo electrónico, correo regular, faxes)?

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